Zakres zadań:

1. W obszarze archiwizacji:

• Współpraca z Archiwum Akt Nowych (AAN) i prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem archiwum zakładowego, w tym:
  1. 1. przejmowanie dokumentacji z jednostek organizacyjnych IAM w celu archiwizacji,
     2. prowadzenie ewidencji przejętej do archiwum dokumentacji,
     3. przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji, zgodnie z obowiązującymi przepisami,
     4. udostępnianie dokumentacji archiwalnej i rejestrowanie dowodów udostępnianej dokumentacji,
     5. nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej (kat. B),
     6. sporządzanie rocznego planu pracy i sprawozdania do AAN,
     7. instruowanie pracowników o procedurach związanych z funkcjonowaniem archiwum zakładowego,
     8. monitorowanie i aktualizowanie obowiązujących regulacji w tym obszarze.

1. II.W obszarze spraw finansowych:

• Administrowanie i nadzorowanie obiegu bieżącej dokumentacji finansowej Wydziału tj. faktur, umów, wniosków zakupowych;
• Przygotowywanie raportów oraz rozliczeń usług realizowanych w ramach Wydziału;
• Weryfikowanie rozliczeń finansowych vs. założenia budżetowe;
• Wsparcie zespołu Wydziału Administracji w zakresie realizacji bieżących zadań administracyjnych.
•  

Wymagania:

1. Wykształcenie min. średnie.
2. Minimum roczne doświadczenie dotyczące obszaru archiwizacji 
3. Minimum roczne doświadczenie w zakresie administrowania dokumentacją.
4. Komunikatywność.
5. Bardzo dobra znajomość Excela.
6. Wysokie zdolności organizacyjne, umiejętność pracy wielozadaniowej i pracy pod presją.
7. Wysoka kultura osobista.

Dodatkowym atutem będzie:

1. Doświadczenie w realizacji zamówień w oparciu o ustawę prawo zamówień publicznych z dnia 24 stycznia 2004 r. (t.j., Dz.U. z 2015 r., poz. 2164 ze zm.).

2. Doświadczenie w zakresie opracowywania, monitorowania i rozliczania umów.

3. Znajomość programu Lotus Notes/

Oferujemy:

1. Zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę

2. Pracę w profesjonalnym i przyjaznym otoczeniu,

3. Udział w szkoleniach wspierających rozwój zawodowy

4. Możliwość zdobycia doświadczenia w organizacji prężnie działającej w promowaniu kultury polskiej za granicą

Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.

Termin przesyłania aplikacji do 30 listopada  2020 

W celu zaaplikowania na to stanowisko, proszę kliknąć w poniższy link lub proszę skopiować poniższy link i otworzyć go w nowym oknie przeglądarki:

https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=3c...

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016r.), dalej „RODO”, informujemy, że:

1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Adama Mickiewicza (IAM) z siedzibą w Warszawie (00-560), przy ul. Mokotowskiej 25, 

2) kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w IAM możliwy jest pod adresem email:: [email protected], 

3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacyjnego - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 221 § 1 Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO – w zakresie danych osobowych nieobjętych art. 221 § 1 Kodeksu pracy, a także - w przypadku wyrażenia na to zgody - w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie art. 6 pkt 1 lit. a) RODO; 

4) Pani/Pana dane osobowe będę przechowywane przez czas realizacji bieżącej rekrutacji - do czasu jej zakończenia, a w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane będą przechowywane przez okres 12 miesięcy (w przypadku wyrażenia na to zgody);

5) W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych.

6) odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego IAM, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz IAM, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej),

7) posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, w przypadkach określonych w przepisach RODO,

8) ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

W przypadku podania danych wykraczających poza zakres wynikający z art. 221 § 1 Kodeksu pracy (tj. poza danymi takimi jak: imię, nazwisko, , datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez taką osobę, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia), ich przesłanie do IAM stanowi wyrażenie przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych w zakresie nieobjętym art. 221 § 1 Kodeksu pracy przez IAM w celu realizacji niniejszego procesu rekrutacyjnego. 

W przypadku wyrażania woli przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, prosimy o zawarcie w życiorysie lub wiadomości przewodniej niniejszego lub równoważnego oświadczenia:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie ww. moich danych osobowych przez IAM na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez IAM.