Koordynator ds. Sekretariatu i Recepcji

Instytut Adama Mickiewicza

poszukuje

Koordynatora ds. Sekretariatu i Recepcji

Instytut Adama Mickiewicza jest narodowa instytucją kultury, której misją jest budowa i komunikacja wymiaru kulturalnego Polski poprzez inicjowanie międzynarodowej współpracy i wymiany kulturalnej. W ciągu dwudziestu lat swojej działalności IAM zrealizował ponad 6000 wydarzeń kulturalnych, w których udział wzięło blisko 55 milionów osób. Instytut Adama Mickiewicza jest również wydawcą Culture.pl.

 

Zakres obowiązków będzie obejmował:

  • koordynowanie pracy Sekretariatu i Recepcji,
  • koordynowanie i nadzór nad zespołem Sekretariatu i Recepcji (2 – 3 osoby),
  • zarządzanie budżetem Sekretariatu i Recepcji,
  • dbanie o prawidłowy obieg korespondencji przychodzącej i wychodzącej w systemie Xpertis,
  • monitorowanie kalendarzy dyrekcji Instytutu,
  • organizacja spotkań dyrekcji Instytutu,koordynacja obiegu wewnętrznego dokumentów,
  • koordynacja podróży służbowych dyrekcji oraz rozliczanie wydatków,
  • kontakt z partnerami zewnętrznymi z Polski i zagranicy (w tym prowadzenie korespondencji email),
  • przygotowywanie raportów i zestawień,
  • przygotowywanie list gości VIP na wydarzenia organizowane przez IAM,
  • prowadzenie i tworzenie podręcznego magazynu Sekretariatu i Recepcji oraz jego ewidencja w systemie informatycznym,
  • współpraca z innymi wydziałami IAM.

Oczekujemy:

  • co najmniej 2 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, preferowane doświadczenie w pracy w instytucji kultury,
  • biegłej znajomości języka angielskiego,
  • ukończonych studiów wyższych,
  • bardzo dobrej znajomość pakietu MS Office,
  • wysokiej kultury osobistej,
  • doskonałych umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych,
  • umiejętności pracy pod presją,
  • samodzielności, bardzo dobrej organizacji pracy własnej, dbałości o szczegóły.

Mile widziana będzie znajomość systemu Xpertis.

Oferujemy:

  • stabilne warunki zatrudnienia na pełny etat w oparciu o umowę o pracę,
  • możliwość rozwoju,
  • możliwość działania w doświadczonym, zgranym zespole specjalistów,
  • pracę z interesującymi i kreatywnymi ludźmi.

 

Zgłoszenia prosimy przesyłać pod poniższym linkiem do 20 października br.

https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=7d5076f48eff475ea118b5cbb77a8434

Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.

 

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016r.), dalej „RODO”, informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Adama Mickiewicza (IAM) z siedzibą w Warszawie (00-560), przy ul. Mokotowskiej 25,
  2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w IAM możliwy jest pod adresem email: [email protected],
  3. Pani/Pana  dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacyjnego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także - w przypadku wyrażenia na to zgody - w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie art. 6 pkt 1 lit. a) RODO;
  4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas realizacji bieżącej rekrutacji – do czasu jej zakończenia, a w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane będą przechowywane przez okres 12-tu miesięcy(w przypadku wyrażenia na to zgody);
  5. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych.
  6. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego IAM, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz IAM, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej),
  7. posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, w przypadkach określonych w przepisach RODO,
  8. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

W przypadku wyrażania woli przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, prosimy o zawarcie w życiorysie lub wiadomości przewodniej niniejszego lub równoważnego oświadczenia:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich ww. danych osobowych przez IAM na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez IAM.

Opublikowano: 2021.10.05 21:46
Aktualizacja: 2021.10.05 21:46
Autor: Anonim
Wprowadzenie: Anonim