400/100/10
CzyLi dzieSiĘĆ pytaŃ
do oLGi wySoCkiej,
menedżera zagranicznego programu
kulturalnego polskiej prezydencji
1
ile osób obsługiwało cały
program?
W samym Instytucie, w punkcie
kulminacyjnym, realizacją
programu zajmowało się 70
osób. Obok pracy ekspertów
i realizatorów odpowiedzialnych
za produkcję wydarzeń ogromnie
ważną rolę odegrały zespoły
odpowiedzialne za obsługę
administracyjno-finansową
Instytutu. W projekcie brali
udział fantastyczni ludzie.
Ich pozytywna energia była
dla mnie osobiście niezwykle
ważnym bodźcem. Pracowaliśmy
także ze świetnym zespołem
pod kierunkiem Ewy Ger
w Departamencie Współpracy
z Zagranicą w MKiDN oraz
z zespołami odpowiedzialnymi
za Prezydencję w MSZ
kierowanymi przez Joannę
Skoczek i Aleksandrę Piątkowską.
Realizacja programu była
zdecydowanie w rękach kobiet.
2
jak koordynować współpracę
między strefami czasowymi?
24 godziny na dobę. Dobra dawka
adrenaliny.
3
sztuka mediacji, czy jest na
nią magiczny sposób?
Empatia.
4
jakie narzędzia umożliwiają
zarządzanie tego typu
przedsięwzięciem?
Prezydencja była dla Instytutu
Adama Mickiewicza wielkim
wyzwaniem organizacyjnym.
Przygotowanie do niej zostało
oparte na wprowadzeniu
struktury projektowej
i elektronicznego obiegu
dokumentów. Podręcznikowo,
jak każda zmiana w organizacji,
i te spotkały się z chłodnym
przyjęciem. Ja sama obawiałam
się nieznanego systemu,
który mamy implementować
dokładnie w czasie prowadzenia
największego projektu w historii
Instytutu. Ryzyko było duże.
Zabezpieczając się, prowadziliśmy
obok obiegu elektronicznego
także papierowy, co dodatkowo
zwiększało naszą pracę, ale
była to niezbędna polisa na
nieprzewidziane wypadki.
Dzisiaj uważam, że wdrożenie
elektronicznego systemu było
jedną z lepszych decyzji IAM.
Najskuteczniejszym narzędziem
okazało się planowanie
w projekcie. Przy takiej liczbie
wydarzeń, instytucji i ludzi
nie byłoby możliwe sprawne
prowadzenie projektu, gdyby nie
jego odpowiednio wcześniejsze
zaplanowanie, włączając w to
potencjalne ryzyka.
5
problem, którego nie udało
się rozwiązać?
Nie przypominam sobie. W życiu
kieruję się dewizą, że nie ma
takiego problemu, którego nie
można rozwiązać – chyba że
spotykamy się z chorobą czy
innymi sytuacjami losowymi.
Sztuka poszukiwania rozwiązania
to otwieranie się na nowe
możliwości.
6
najbardziej zaskakujące
i innowacyjne rozwiązanie
w projekcie?
Przekucie motta zagranicznego
programu I, CULTURE. Made
in the EU. Powered by Poland
w projekt. Autorem tagline był
dyrektor Paweł Potoroczyn
i to on także zaproponował
koncepcję. Położył przed nami
kartkę papieru, napisał na
niej I, CULTURE. Następnie
kartkę podzielił na dwanaście
kwadratów. Pomysł był
prosty. W dwunastu stolicach
na największych placach
miał pojawić się czarny
kwadrat z fragmentem litery,
sfotografowany z satelity.
Napis miał złożyć się w całość
w przestrzeni wirtualnej. Proste
okazało się jednak niemożliwe.
18
instytut adama mickiewicza
