weryfikację planów budżetowych projektów z zakresu szeroko rozumianej kultury,
sprawdzanie i weryfikowanie wniosków, umów i dokumentów finansowych pod względem zgodności z zaplanowanymi kosztorysami projektów oraz założonymi źródłami ich finansowania,
weryfikację zgodności dokumentów księgowych i rozliczeń z wnioskami i zawartymi umowami,
potwierdzanie źródeł finansowania dla zaciąganych zobowiązań w projektach,
współpracę z menedżerami w obszarze bieżącego zarządzania budżetem oraz racjonalizacji kosztów realizacji projektów,
okresową analizę środków w projektach,
bieżące wsparcie Wydziału Projektów i Wydarzeń Artystycznych w przygotowaniu dokumentacji rozliczeniowej i sprawozdawczej projektów,
wsparcie menedżerów przy przygotowywaniu planu zamówień publicznych,
realizację obiegu dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w IAM procedurami,
archiwizację dokumentacji zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej.
Do zadań osoby, której szukamy, należeć będzie m. in.:
współpraca z polskimi i zagranicznymi, partnerami, w tym m.in. artystami, menedżerami oraz instytucjami kultury, w szczególności w zakresie realizacji projektów i wydarzeń z dziedziny sztuk wizualnych i projektów wystawienniczych,
współpraca przy realizacji wizyt studyjnych w Polsce i za granicą, w ramach wydarzeń z dziedziny sztuk wizualnych,
współtworzenie strategii programowej projektów kulturalnych m. in. z dziedziny sztuk wizualnych,
organizacja realizowanych/współrealizowanych przez IAM projektów, działań, wydarzeń kulturalnych z dziedziny sztuk wizualnych, w tym:
opracowywanie koncepcji projektów,
tworzenie i prowadzenie szczegółowych budżetów realizowanych projektów,
prowadzenie dokumentacji realizowanych projektów w elektronicznym systemie zarządzania projektami,
planowanie, ustalanie harmonogramów projektów,
realizacja projektów, rozliczanie i prowadzenie ewaluacji projektów, zgodnie z przyjętymi w IAM procedurami i regulacjami,
przygotowanie i koordynacja umów, zamówień, wniosków z zakresu zamówień publicznych, nadzór nad realizacją umów, rozliczenia faktur i sprawozdań oraz archiwizacja dokumentacji, zgodnie z przyjętymi w Instytucie procedurami i regulacjami,
nadzór nad opracowywaniem koncepcji realizacyjnych złożonych projektów kulturalnych i artystycznych, a następnie nad ich realizacją - nad tworzeniem, aktualizacją i realizacją harmonogramów, budżetów, dokumentacji i umów, nadzór nad realizacją przedsięwzięć i ich rozliczeniem, przygotowywaniem sprawozdań merytorycznych i finansowych,
koordynowanie i nadzór nad współpracą z producentami rozwiązań i projektów niezbędnych do pozyskania przy tworzeniu dużych, prestiżowych, międzynarodowych projektów kulturalnych i artystycznych,
nadzór nad zespołami projektowymi realizującymi powierzone projektu kulturalne,
utrzymywanie relacji i współpracę z polskimi i zagranicznymi partnerami, w tym m.in. artystami, menadżerami oraz instytucjami kultury.
inicjowanie i opracowywanie projektów przedsięwzięć zgodnych z zatwierdzoną przez Organizatora Koncepcją programową Dyrektora i z planami wieloletnimi Instytutu,
przygotowywanie merytoryczne projektów, w sposób pozwalający na ich dalszą realizację przez Wydział Projektów i Wydarzeń Artystycznych oraz Wydział Marketingu,
merytoryczna weryfikacja zgłaszanych propozycji projektowych pod względem zgodności z zatwierdzoną przez Organizatora Koncepcją programową Dyrektora i planami wieloletnimi Instytutu a także ich rozwijanie i opracowywanie,
planowanie i realizowanie zadań związanych z budowaniem i utrzymywaniem relacji z kluczowymi partnerami,
monitorowanie trendów kulturalnych w Polsce i na świecie oraz dzielenie się tą wiedzą z zespołem Instytutu,
organizacją dla kadry Instytutu, we współpracy z Wydziałem Projektów i Wydarzeń Artystycznych, spotkań z zagranicznymi gośćmi zapraszanymi do Polski przez Instytut i jego partnerów,
planowanie i zgłaszanie zapotrzebowania na badania, ekspertyzy, analizy,
współpraca przy programowaniu innych, niż związane z obszarem teatru, przedsięwzięć kulturalnych i artystycznych,
