Oferty pracy

Zakres obowiązków:

  • udział w programowaniu projektów kulturalnych i artystycznych,
  • planowanie i nadzór nad realizacją portfolio projektów kulturalnych i artystycznych,
  • współudział w opracowywaniu koncepcji realizacyjnych projektów kulturalnych i  artystycznych, a następnie nadzór nad ich urzeczywistnieniem – w tym: tworzenie, aktualizacja i realizacja harmonogramów i budżetów, nadzór nad realizacją przedsięwzięć i ich rozliczeniem, przygotowywaniem sprawozdań merytorycznych i finansowych,
  • współpraca z polskimi i zagranicznymi partnerami, w szczególności artystami, menedżerami oraz instytucjami kultury, w tym negocjowanie zakresu współpracy i nadzór nad realizacją zawartych umów dotyczących projektów kulturalnych i artystycznych,
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu Adama Mickiewicza w zakresie komunikowania i promowania realizowanych projektów,
  • zarządzanie zespołami projektowymi budowanymi w oparciu o strukturę macierzową.

Osoba, której szukamy będzie zatrudniona na stanowisku Zastępcy Kierownika Wydziału zajmującego się programowaniem wydarzeń kulturalnych i artystycznych oraz nawiązywaniem i utrzymywaniem relacji z partnerami Instytutu, w tym:

  • opracowywaniem założeń do wieloletnich planów strategicznych Instytutu i ich aktualizowaniem we współpracy z Kierownikiem Wydziału,
  • monitorowaniem trendów kulturalnych w Polsce i na świecie oraz dzieleniem się tą wiedzą z zespołem Instytutu,
  • prowadzeniem cyklicznego procesu planowania działań programowych Instytutu we współpracy z Kierownikiem Wydziału,
  • organizacją i merytorycznym nadzorem nad procesem programowania we współpracy z Kierownikiem Wydziału,
  • inicjowaniem projektów zgodnych z zatwierdzoną przez Organizatora Koncepcją programową Dyrektora i z planami wieloletnimi Instytutu,
  • weryfikacją merytoryczną zgłaszanych propozycji projektowych pod względem zgodności z zatwierdzoną przez Organizatora Koncepcją programową Dyrektora i planami wieloletnimi Instytutu, także w zakresie proponowanych partnerów,
  • przygotowywaniem merytorycznym projektów, w sposób pozwalający na ich dalszą realizację przez Wydział Projektów i Wydarzeń Artystycznych oraz Wydział Marketingu,
  • programowaniem projektów rezydencyjnych, wizyt studyjnych oraz współpracą przy ich realizacji,
  • opracowywaniem koncepcji programów dotacyjnych Instytutu, koordynacją procesu oceny merytorycznej projektów zgłaszanych do programów dotacyjnych we współpracy z Kierownikiem Wydziału oraz z Wydziałem Projektów i Wydarzeń Artystycznych,
  • przeprowadzaniem kwerend i skautingów dotyczących poszczególnych dziedzin i obszarów geograficznych, typowaniem i nawiązywaniem relacji z potencjalnymi partnerami w Polsce i za granicą, atrakcyjnymi dla Instytutu z punktu widzenia tworzenia nowych propozycji programowych,
  • planowaniem i realizowaniem zadań związanych z budowaniem i utrzymywaniem relacji z kluczowymi partnerami,
  • planowaniem i zgłaszaniem zapotrzebowania na badania, ekspertyzy, analizy,
  • organizacją dla kadry Instytutu, we współpracy z Wydziałem Projektów i Wydarzeń Artystycznych, cyklicznych spotkań z zagranicznymi gośćmi zapraszanymi do Polski przez Instytut i jego partnerów.

Do obowiązków osoby która dołączy do zespołu Creative Europe Desk Polska, komponent Kultura należeć będzie:

  • przygotowanie merytoryczne, organizowanie i prowadzenie spotkań informacyjnych, seminariów, warszatów organizowanych przez Creative Europe Desk i na zaproszenie innych instytucji,
  • udzielanie informacji i wskazówek potencjalnym wnioskodawcom komponentu Kultura programu Kreatywna Europa, prowadzenie konsultacji wniosków i dokumentacji aplikacyjnej,
  • przygotowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych na temat komponentu Kultura programu Kreatywna Europa,
  • aktualizowanie strony internetowej www.kreatywna-europa.eu, prowadzenie profilu programu w serwisie społecznościowym Facebook, w tym wyszukiwanie artykułów i innych materiałów do zamieszczania na profilu, redagowanie i kontrola treści, kontakt z użytkownikami.
  • przygotowanie i wysyłanie newslettera komponentu Kultura programu Kreatywna Europa, przygotowywanie artykułów do Magazynu CED w zakresie komponentu Kultura,
  • analizowanie, aktualizowanie i archiwizowanie informacji o dofinansowanych projektach i beneficjentach komponentu Kultura programu Kreatywna Europa,
  • przygotowywanie sprawozdań merytorycznych z działalności CED Kultura,
  • przygotowywanie umów, zamówień, zapytań ofertowych i wszelkich innych dokumentów wynikających z przepisów obowiązujących w instytucji publicznej, kontakt z podwykonawcami.

Zakres współpracy:

  • zarządzanie systemami IT wspierającymi zarządzanie projektami oraz obieg dokumentów,
  • bieżące administrowanie systemem ERP (m.in. nadawanie uprawnień, rozwiązywanie problemów użytkowników, usuwanie usterek),
  • identyfikacja potrzeb pracowników i proponowanie usprawnień,
  • szkolenie pracowników z obsługi systemów,
  • opracowywanie materiałów instruktażowych,
  • przygotowywanie zestawień i analiz w oparciu o dane,
  • mapowanie procesów, udział w pracach rozwojowych.

Zakres odpowiedzialności będzie obejmował:

  • obsługę administracyjno-gospodarczą Instytutu, w tym:
    • administrowanie majątkiem Instytutu - nieruchomościami i środkami transportu,
    • zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego
      w Instytucie,
    • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Instytutu,
    • dbanie o funkcjonalność i estetykę otoczenia budynków należących
      do Instytutu,
  • obsługę w zakresie wsparcia technologicznego Instytutu, w tym:
    • zapewnienie odpowiedniej infrastruktury technicznej, informatycznej, urządzeń biurowych i teletechnicznych oraz jej funkcjonowania, serwisu i odpowiednich usług
    • zapewnienie sprawnego zarządzania infrastrukturą IT, zapewnienie usług telekomunikacyjnych,
    • opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur związanych z zarządzaniem bezpieczeństwem informacji w systemach teleinformatycznych Instytutu,
    • nadzór nad opracowywaniem i wdrażaniem strategii rozwoju i funkcjonowania systemów IT,
    • współpracę technologiczną z innymi jednostkami rządowymi i administracji publicznej
  • zapewnienie sprawnego i poprawnego funkcjonowania archiwum Instytutu, zgodnie z obowiązującymi w tym względzie przepisami.

Zakres obowiązków:

  • kierowanie dużą komórką organizacyjną odpowiedzialną za realizację projektów kulturalnych i artystycznych prowadzonych przez Instytut Adama Mickiewicza, w tym:
    • koordynowanie pracy grupy Menedżerów nadzorujących pracę zespołów projektowych,
    • nadzór nad opracowywaniem koncepcji realizacyjnych złożonych projektów kulturalnych i  artystycznych, a następnie nad ich realizacją - nad tworzeniem, aktualizacją i realizacją harmonogramów, budżetów, dokumentacji i umów, nadzór nad realizacją przedsięwzięć i ich rozliczeniem, przygotowywaniem sprawozdań merytorycznych i finansowych,
    • koordynowanie i nadzór nad współpracą z producentami rozwiązań i projektów niezbędnych do pozyskania przy tworzeniu dużych, prestiżowych, międzynarodowych projektów kulturalnych i artystycznych,
    • utrzymywanie relacji i współpraca z polskimi i zagranicznymi partnerami, w tym m.in. artystami, menadżerami oraz instytucjami kultury, w zakresie negocjowania zakresu kooperacji i realizacji projektów,
    • współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu Adama Mickiewicza w zakresie komunikacji realizowanych projektów,
    • koordynowanie procesu alokacji zespołu do zespołów projektowych,
    • nadzór nad zarządzaniem zespołami projektowymi budowanymi w oparciu o strukturę macierzową.

Zakres zadań w szczególności obejmuje:

  • prowadzenie i  nadzór działań marketingowych i komunikacyjnych na rzecz poszczególnych projektów kulturalnych realizowanych przez Instytut za granica,,
  • nawiązywanie i wzmacnianie relacji z partnerami, placówkami dyplomatycznymi w zakresie współpracy związanej z promowaniem/komunikacją projektów kulturalnych,
  • prowadzenie działań PR i koordynowanie pracy agencji PR,
  • tworzenie komunikatów, tekstów, reklam, gadżetów i innych materiałów promocyjnych,
  • redagowanie i przygotowywanie treści do wykorzystania na portalach społecznościowych i przez partnerów,
  • opracowywanie budżetów działań promocyjnych wskazanych projektów.