Zakres obowiązków obejmuje koordynację prac zespołu zamówień publicznych, a w tym:
przygotowywanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w obszarze kultury,
opracowywanie dokumentacji postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, zatwierdzanie trybu postepowania,
udział w pracach komisji przetargowej ( w roli przewodniczącego lub sekretarza), w tym w badaniu i ocenie ofert,
prowadzenie korespondencji z oferentami/wykonawcami/dostawcami,
publikację ogłoszeń zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
archiwizację dokumentacji postępowań,
analizę, ocenę prawidłowości i zatwierdzanie pod względem formalnym wniosków o dokonanie zakupów poniżej progu stosowania ustawy PZP (zamówień podprogowych),
prowadzenie elektronicznego rejestru zamówień podprogowych w Instytucie,
nadzór nad tworzeniem i aktualizowaniem w trakcie roku planu zamówień publicznych Instytutu,
sporządzanie rocznych i okresowych sprawozdań z zakresu zamówień publicznych,
współpracę z poszczególnymi komórkami organizacyjnymi Instytutu w obszarze proceduralnych aspektów organizacji zakupów i zamówień publicznych.
Do obowiązków osoby, która dołączy do zespołu Creative Europe Desk Polska, komponent Kultura i międzysektorowy, należeć będzie:
przygotowanie merytoryczne, organizowanie i prowadzenie spotkań informacyjnych, konferencji, warsztatów organizowanych przez Creative Europe Desk i na zaproszenie innych podmiotów,
udzielanie informacji i wskazówek potencjalnym wnioskodawcom komponentów Kultura i międzysektorowego programu Kreatywna Europa, prowadzenie konsultacji wniosków i dokumentacji aplikacyjnej,
przygotowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych na temat komponentów Kultura i międzysektorowego programu Kreatywna Europa,
aktualizowanie strony internetowej www.kreatywna-europa.eu, prowadzenie profilu programu w serwisie społecznościowym Facebook, w tym wyszukiwanie artykułów i innych materiałów do zamieszczania na profilu, redagowanie i kontrola treści, kontakt z użytkownikami.
przygotowanie i wysyłanie newslettera komponentu Kultura programu Kreatywna Europa, przygotowywanie artykułów do Magazynu CED,
analizowanie, aktualizowanie i archiwizowanie informacji o dofinansowanych projektach i beneficjentach komponentów Kultura i międzysektorowego programu Kreatywna Europa,
przygotowywanie sprawozdań merytorycznych z działalności CED,
przygotowywanie umów, zamówień, zapytań ofertowych i wszelkich innych dokumentów wynikających z przepisów obowiązujących w instytucji publicznej, kontakt z podwykonawcami.
nadzór nad opracowywaniem koncepcji realizacyjnych złożonych projektów kulturalnych i artystycznych, a następnie nad ich realizacją - nad tworzeniem, aktualizacją i realizacją harmonogramów, budżetów, dokumentacji i umów, nadzór nad realizacją przedsięwzięć i ich rozliczeniem, przygotowywaniem sprawozdań merytorycznych i finansowych,
koordynowanie i nadzór nad współpracą z producentami rozwiązań i projektów niezbędnych do pozyskania przy tworzeniu dużych, prestiżowych, międzynarodowych projektów kulturalnych i artystycznych,
nadzór nad zespołami projektowymi realizującymi powierzone projektu kulturalne,
utrzymywanie relacji i współpracę z polskimi i zagranicznymi partnerami, w tym m.in. artystami, menadżerami oraz instytucjami kultury.
