Oferty pracy

Zakres odpowiedzialności będzie obejmował:

  • obsługę administracyjno-gospodarczą Instytutu, w tym:
    • administrowanie majątkiem Instytutu - nieruchomościami i środkami transportu,
    • zapewnienie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz bezpieczeństwa pożarowego
      w Instytucie,
    • prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem majątku Instytutu,
    • dbanie o funkcjonalność i estetykę otoczenia budynków należących
      do Instytutu,
  • obsługę w zakresie wsparcia technologicznego Instytutu, w tym:
    • zapewnienie odpowiedniej infrastruktury technicznej, informatycznej, urządzeń biurowych i teletechnicznych oraz jej funkcjonowania, serwisu i odpowiednich usług
    • zapewnienie sprawnego zarządzania infrastrukturą IT, zapewnienie usług telekomunikacyjnych,
    • opracowywanie i wdrażanie zasad i procedur związanych z zarządzaniem bezpieczeństwem informacji w systemach teleinformatycznych Instytutu,
    • nadzór nad opracowywaniem i wdrażaniem strategii rozwoju i funkcjonowania systemów IT,
    • współpracę technologiczną z innymi jednostkami rządowymi i administracji publicznej
  • zapewnienie sprawnego i poprawnego funkcjonowania archiwum Instytutu, zgodnie z obowiązującymi w tym względzie przepisami.

Zakres obowiązków:

  • kierowanie dużą komórką organizacyjną odpowiedzialną za realizację projektów kulturalnych i artystycznych prowadzonych przez Instytut Adama Mickiewicza, w tym:
    • koordynowanie pracy grupy Menedżerów nadzorujących pracę zespołów projektowych,
    • nadzór nad opracowywaniem koncepcji realizacyjnych złożonych projektów kulturalnych i  artystycznych, a następnie nad ich realizacją - nad tworzeniem, aktualizacją i realizacją harmonogramów, budżetów, dokumentacji i umów, nadzór nad realizacją przedsięwzięć i ich rozliczeniem, przygotowywaniem sprawozdań merytorycznych i finansowych,
    • koordynowanie i nadzór nad współpracą z producentami rozwiązań i projektów niezbędnych do pozyskania przy tworzeniu dużych, prestiżowych, międzynarodowych projektów kulturalnych i artystycznych,
    • utrzymywanie relacji i współpraca z polskimi i zagranicznymi partnerami, w tym m.in. artystami, menadżerami oraz instytucjami kultury, w zakresie negocjowania zakresu kooperacji i realizacji projektów,
    • współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu Adama Mickiewicza w zakresie komunikacji realizowanych projektów,
    • koordynowanie procesu alokacji zespołu do zespołów projektowych,
    • nadzór nad zarządzaniem zespołami projektowymi budowanymi w oparciu o strukturę macierzową.

Zakres zadań w szczególności obejmuje:

  • prowadzenie i  nadzór działań marketingowych i komunikacyjnych na rzecz poszczególnych projektów kulturalnych realizowanych przez Instytut za granica,,
  • nawiązywanie i wzmacnianie relacji z partnerami, placówkami dyplomatycznymi w zakresie współpracy związanej z promowaniem/komunikacją projektów kulturalnych,
  • prowadzenie działań PR i koordynowanie pracy agencji PR,
  • tworzenie komunikatów, tekstów, reklam, gadżetów i innych materiałów promocyjnych,
  • redagowanie i przygotowywanie treści do wykorzystania na portalach społecznościowych i przez partnerów,
  • opracowywanie budżetów działań promocyjnych wskazanych projektów.

Zakres obowiązków:

  • udział w programowaniu projektów Instytutu Adama Mickiewicza wykorzystujących nowe technologie,
  • planowanie i nadzór nad realizacją portfolio złożonych projektów kulturalnych i artystycznych:
    • wykorzystujących nowe technologie lub opartych na technologiach informatycznych i internetowych,
    • we współpracy z partnerami krajowymi i zagranicznymi,
    • realizowanych przez odrębne zespoły projektowe,
  • współudział w opracowywaniu koncepcji realizacyjnych projektów kulturalnych i wydarzeń artystycznych, a następnie nadzór nad ich realizacją – w tym: tworzenie, aktualizacja i realizacja harmonogramów, budżetów, dokumentacji i umów, nadzór nad realizacją przedsięwzięć i ich rozliczeniem, przygotowywaniem sprawozdań merytorycznych i finansowych,
  • koordynacja i nadzór nad współpracą z producentami rozwiązań i projektów z obszaru nowych technologii, informatyki i internetu, w tym nadzór nad procesem określania potrzeb, przygotowywania specyfikacji (m. in. do postępowań PzP), wyłaniania wykonawców, negocjowania warunków współpracy, nadzorowania realizacji zobowiązań i odbiorze prac,
  • współpraca z polskimi i zagranicznymi partnerami, w tym m.in. artystami, menadżerami oraz instytucjami kultury, w zakresie negocjowania zakresu współpracy i realizacji projektów kulturalnych,
  • współpraca z komórkami organizacyjnymi Instytutu Adama Mickiewicza w zakresie komunikacji realizowanych projektów,
  • zarządzanie zespołami projektowymi w oparciu o strukturę macierzową.

Zakres obowiązków będzie obejmował m. in.:

  • udział w procesie budżetowania oraz planowania finansowego Instytutu,
  • sporządzanie analiz,
  • raportowanie wyników,
  • kontrolę wykonania budżetu oraz analizę odchyleń,
  • przygotowywanie prezentacji dla celów zarządczych,
  • wsparcie działu księgowego w obszarach związanych z raportowaniem,
  • udział  w pracach zmierzających do optymalizację procesów,
  • rozwój narzędzi analitycznych i raportowych.