Do zadań osoby, której szukamy, należeć będzie m. in.:
współpraca z polskimi i zagranicznymi, partnerami, w tym m.in. artystami, menedżerami oraz instytucjami kultury, w szczególności w zakresie realizacji projektów i wydarzeń z dziedziny sztuk wizualnych i projektów wystawienniczych,
współpraca przy realizacji wizyt studyjnych w Polsce i za granicą, w ramach wydarzeń z dziedziny sztuk wizualnych,
współtworzenie strategii programowej projektów kulturalnych m. in. z dziedziny sztuk wizualnych,
organizacja realizowanych/współrealizowanych przez IAM projektów, działań, wydarzeń kulturalnych z dziedziny sztuk wizualnych, w tym:
opracowywanie koncepcji projektów,
tworzenie i prowadzenie szczegółowych budżetów realizowanych projektów,
prowadzenie dokumentacji realizowanych projektów w elektronicznym systemie zarządzania projektami,
planowanie, ustalanie harmonogramów projektów,
realizacja projektów, rozliczanie i prowadzenie ewaluacji projektów, zgodnie z przyjętymi w IAM procedurami i regulacjami,
przygotowanie i koordynacja umów, zamówień, wniosków z zakresu zamówień publicznych, nadzór nad realizacją umów, rozliczenia faktur i sprawozdań oraz archiwizacja dokumentacji, zgodnie z przyjętymi w Instytucie procedurami i regulacjami,
weryfikację planów budżetowych projektów z zakresu szeroko rozumianej kultury,
sprawdzanie i weryfikowanie wniosków, umów i dokumentów finansowych pod względem zgodności z zaplanowanymi kosztorysami projektów oraz założonymi źródłami ich finansowania,
weryfikację zgodności dokumentów księgowych i rozliczeń z wnioskami i zawartymi umowami,
potwierdzanie źródeł finansowania dla zaciąganych zobowiązań w projektach,
współpracę z menedżerami w obszarze bieżącego zarządzania budżetem oraz racjonalizacji kosztów realizacji projektów,
okresową analizę środków w projektach,
bieżące wsparcie Wydziału Projektów i Wydarzeń Artystycznych w przygotowaniu dokumentacji rozliczeniowej i sprawozdawczej projektów,
wsparcie menedżerów przy przygotowywaniu planu zamówień publicznych,
realizację obiegu dokumentacji zgodnie z obowiązującymi w IAM procedurami,
archiwizację dokumentacji zgodnie z postanowieniami Instrukcji kancelaryjnej.
Creative Europe Desk Polska reprezentuje unijny program Kreatywna Europa kierowany do sektorów kultury, kreatywnych i audiowizualnego. Do głównych zdań CED należy promocja programu oraz wsparcie polskich wnioskodawców w procesie aplikacyjnym.
Do obowiązków osoby, która dołączy do zespołu Creative Europe Desk Polska należeć będzie:
bieżące prowadzenie biura, w tym: zamawianie materiałów biurowych, odbiór i wysyłka poczty, archiwizacja dokumentów, nadzorowanie inwentaryzacji wyposażenia biura,
prowadzenie dokumentacji przebiegu spraw odbywających się w Wydziale zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną,
realizacja bieżącego obiegu dokumentów finansowych i administracyjnych Wydziału,
aktualizacja i prowadzenie baz danych w tym rejestru wydatków, umów, delegacji, składu materiałów Wydziału,
przygotowywanie zapytań ofertowych i nadzór nad ich obiegiem,
przygotowywanie projektów umów dla współorganizatorów wydarzeń organizowanych przez CED oraz podwykonawców i nadzór nad ich obiegiem,
aktualizowanie listy i oceny kontrahentów CED,
współpraca z Wydziałem Administracji oraz Wydziałem Kontrolingu Instytutu Adama Mickiewicza.
inicjowanie i opracowywanie projektów przedsięwzięć zgodnych z zatwierdzoną przez Organizatora Koncepcją programową Dyrektora i z planami wieloletnimi Instytutu,
przygotowywanie merytoryczne projektów, w sposób pozwalający na ich dalszą realizację przez Wydział Projektów i Wydarzeń Artystycznych oraz Wydział Marketingu,
merytoryczna weryfikacja zgłaszanych propozycji projektowych pod względem zgodności z zatwierdzoną przez Organizatora Koncepcją programową Dyrektora i planami wieloletnimi Instytutu a także ich rozwijanie i opracowywanie,
planowanie i realizowanie zadań związanych z budowaniem i utrzymywaniem relacji z kluczowymi partnerami,
monitorowanie trendów kulturalnych w Polsce i na świecie oraz dzielenie się tą wiedzą z zespołem Instytutu,
organizacją dla kadry Instytutu, we współpracy z Wydziałem Projektów i Wydarzeń Artystycznych, spotkań z zagranicznymi gośćmi zapraszanymi do Polski przez Instytut i jego partnerów,
planowanie i zgłaszanie zapotrzebowania na badania, ekspertyzy, analizy,
współpraca przy programowaniu innych, niż związane z obszarem teatru, przedsięwzięć kulturalnych i artystycznych,
Do obowiązków osoby, która dołączy do zespołu Creative Europe Desk Polska, komponent Kultura i międzysektorowy, należeć będzie:
przygotowanie merytoryczne, organizowanie i prowadzenie spotkań informacyjnych, konferencji, warsztatów organizowanych przez Creative Europe Desk i na zaproszenie innych podmiotów,
udzielanie informacji i wskazówek potencjalnym wnioskodawcom komponentów Kultura i międzysektorowego programu Kreatywna Europa, prowadzenie konsultacji wniosków i dokumentacji aplikacyjnej,
przygotowywanie materiałów promocyjnych i informacyjnych na temat komponentów Kultura i międzysektorowego programu Kreatywna Europa,
aktualizowanie strony internetowej www.kreatywna-europa.eu, prowadzenie profilu programu w serwisie społecznościowym Facebook, w tym wyszukiwanie artykułów i innych materiałów do zamieszczania na profilu, redagowanie i kontrola treści, kontakt z użytkownikami.
przygotowanie i wysyłanie newslettera komponentu Kultura programu Kreatywna Europa, przygotowywanie artykułów do Magazynu CED,
analizowanie, aktualizowanie i archiwizowanie informacji o dofinansowanych projektach i beneficjentach komponentów Kultura i międzysektorowego programu Kreatywna Europa,
przygotowywanie sprawozdań merytorycznych z działalności CED,
przygotowywanie umów, zamówień, zapytań ofertowych i wszelkich innych dokumentów wynikających z przepisów obowiązujących w instytucji publicznej, kontakt z podwykonawcami.
nadzór nad opracowywaniem koncepcji realizacyjnych złożonych projektów kulturalnych i artystycznych, a następnie nad ich realizacją - nad tworzeniem, aktualizacją i realizacją harmonogramów, budżetów, dokumentacji i umów, nadzór nad realizacją przedsięwzięć i ich rozliczeniem, przygotowywaniem sprawozdań merytorycznych i finansowych,
koordynowanie i nadzór nad współpracą z producentami rozwiązań i projektów niezbędnych do pozyskania przy tworzeniu dużych, prestiżowych, międzynarodowych projektów kulturalnych i artystycznych,
nadzór nad zespołami projektowymi realizującymi powierzone projektu kulturalne,
utrzymywanie relacji i współpracę z polskimi i zagranicznymi partnerami, w tym m.in. artystami, menadżerami oraz instytucjami kultury.
