I. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin obejmuje warunki uczestnictwa w Konferencji Digital Cultures 2018, zwanej w dalszej części regulaminu Konferencją, odbywającej się w dniach 24-25 września 2018 r. w Warszawie.
2. em Konferencji jest Instytut Adama Mickiewicza z siedzibą  w Warszawie (00-560), przy ul. Mokotowskiej 25 wpisany do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego pod numerem RIK 70/2006, NIP:701-00-10-966, REGON: 14 04 700 71.
3. Sprzedaż biletów na wydarzenie prowadzi Partner Konferencji Outriders Spółka not-for-profit Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (01-948), przy ul. Tomasza Nocznickiego 23/69, Numer KRS: 0000694552, REGON: 368400786, NIP: 1182154263.

II. Zasady uczestnictwa

1. Program Konferencji znajduje się na stronie internetowej http://www.digitalcultures.pl. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany programu. O zmianach Organizator poinformuje na stronie internetowej oraz w przypadku zarejestrowanych uczestników Wydarzeń drogą e-mailową.
2. W Konferencji mogą wziąć udział osoby, które dokonały rejestracji na stronie:
   https://digitalcultures2018.konfeo.com/pl/groups
3. Zarejestrowanie uczestnictwa w Konferencji jest równoznaczne z zaakceptowaniem niniejszego regulaminu.
4. Opłata za uczestnictwo w Konferencji obejmuje:

1. wstęp na dwa dni Konferencji
2. lunch w dniach 24 i 25 września 2018 r.
3. pakiet powitalny

1. Uczestnicy Konferencji we własnym zakresie pokrywają koszty dojazdu na miejsce Konferencji oraz koszty powrotu, a także ewentualnego noclegu.
2. Informacje o opłatach i warunkach rejestracji na Konferencję publikowane są na platformie sprzedaży biletów:
   https://digitalcultures2018.konfeo.com/pl/groups
3. Warunkiem uczestnictwa jest dokonanie rejestracji drogą elektroniczną oraz wpłacenie pełnej kwoty za uczestnictwo za pośrednictwem płatności internetowych w terminie 2 dni roboczych od daty zgłoszenia.
4. Partner jest upoważniony do wystawienia faktury bez podpisu odbiorcy.
5. Zgłoszenia uczestnictwa, dokonywane za pośrednictwem strony https://digitalcultures2018.konfeo.com/pl/groups przyjmowane są do 23.09.2018 r. do godz. 23:59. Koszt uczestnictwa zależy od terminu zgłoszenia udziału w Wydarzeniach, zgodnie z poniższym harmonogramem:

1. Zwrot biletu jest możliwy wyłącznie w trybie opisanym w części V. Regulaminu. Opłata za uczestnictwo w Konferencji wniesiona przez jednego Uczestnika może zostać przeniesiona na innego, pod warunkiem poinformowania Organizatora  o zmianie najpóźniej w dniu Konferencji.
2. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn leżących po stronie Organizatora, uczestnikowi przysługuje prawo zwrotu 100% kosztów uczestnictwa.
3. W przypadku odwołania Konferencji z przyczyn niezależnych od Organizatora, które uniemożliwiają przeprowadzenie Konferencji, uczestnikowi przysługuje prawo zwrotu 100% kosztów uczestnictwa. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za roszczenia odszkodowawcze z tego tytułu.
4. Płatności obsługuje PayPro SA. Operatorem kart płatniczych jest PayPro SA Agent Rozliczeniowy, ul. Kanclerska 15, 60-327 Poznań, wpisany do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000347935, NIP 7792369887, Regon 301345068.
5. Płatności odbywają się na podstawie regulaminów i wewnętrznych regulacji obowiązujących u operatora płatności.

IV. Bezpieczeństwo

1. nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy pozostawione, zgubione lub skradzione podczas Konferencji.
2. Uczestnicy są zobowiązani przestrzegać zasad bezpieczeństwa, przepisów BHP i Ppoż obowiązujących na terenie obiektu, w którym organizowana jest Konferencja.
3. Uczestnicy mają obowiązek stosowania się podczas Konferencji do zaleceń Organizatora, mających na celu zapewnienie bezpieczeństwa i porządku.
4. Wszelkie urządzenia techniczne, służące do prawidłowego przebiegu Konferencji mogą obsługiwać jedynie osoby upoważnione przez Organizatora, posiadające odpowiednie kwalifikacje do przeprowadzenia tego rodzaju czynności.
5. Wszelkich informacji na temat Konferencji w trakcie ich trwania udziela punkt informacyjny Organizatora.
6. Niedostosowanie się przez Uczestników Konferencji do niniejszego regulaminu oraz regulacji wskazanych w pkt IV. 2 powyżej, skutkować będzie upomnieniem, a w przypadku powtórzenia się sytuacji, wydaleniem z terenu, na którym odbywają się Wydarzenia. W przypadku zdarzeń zagrażających zdrowiu i życiu uczestników lub osób postronnych, Organizator zastrzega sobie prawo do wezwania Policji lub innych służb porządkowych.

V. Odstąpienie od umowy

1. Uczestnik, który dokonał płatności za udziału w Konferencji zawiera umowę z Organizatorem.
2. Uczestnikowi  przysługuje prawo do zrezygnowania z uczestnictwa w Konferencji i odstąpienia od umowy bez podania przyczyny w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy, jednak nie później niż o godz. 9.00 w dniu rozpoczęcia Konferencji tj. 24 września 2018 r..
3. Uczestnik korzystający z prawa do odstąpienia od umowy powinien dostarczyć na adres Organizatora oświadczenie o odstąpieniu od umowy, w terminie określonym w punkcie V.2.
4. zwróci  Uczestnikowi  całą uiszczoną przez  Uczestnika  Opłatę  za  udział w Wydarzeniach w terminie  14  dni  od  dnia  odstąpienia  od Umowy na rachunek bankowy podany przez Uczestnika w oświadczeniu. 

VI. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące zakupu biletów, płatności i udziału w Konferencji zawierające opis sprawy wraz z uzasadnieniem, prosimy przysyłać na adres [email protected].
2. Reklamacje będą rozpatrywane w możliwie najkrótszym terminie, nie dłuższym niż 14 dni.
3. Odpowiedź w sprawie reklamacji zostanie przesłana na adres wskazany w piśmie zawierającym reklamację lub na adres e-mail, z którego nadesłano reklamację.

VII. Dokumentacja Wydarzeń

1. będzie filmowane i fotografowana przez Organizatora.
2. Organizator jest uprawniony do rozpowszechniania dokumentacji zdjęciowej i audiovideo Wydarzeń oraz do wykorzystywania ww. dokumentacji w celach promocyjnych i informacyjnych o Wydarzeniach i działalności statutowej IAM, a także umieszczenia dokumentacji na stronie internetowej Organizatora.
3. Uczestnicy poprzez wstęp na Konferencję wyrażają zgodę na utrwalenie i rozpowszechnienie przez Organizatora swojego wizerunku w ramach dokumentacji Konferencji w celu informacji o i promocji Konferencji, w tym umieszczenia ich na stronach internetowych Konferencji, Organizatora oraz partnerów Wydarzeń oraz na portalach społecznościach w ramach profilów Organizatora. Powyższe ustalenia dotyczą przypadku, gdy Uczestnik zostanie sfilmowany lub sfotografowany podczas uczestnictwa w Konferencji, w tym w otoczeniu prowadzącego oraz wtedy, gdy Uczestnik dobrowolnie wyrazi zgodę na udzielenie wywiadu przed kamerą bądź pozowanie do zdjęcia.

VII. Dane osobowe i postanowienia końcowe

1. Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016r.), dalej „RODO”, Organizator informuje, że:

1)   administratorem danych osobowych Uczestników Konferencji jest Instytut Adama Mickiewicza (IAM) z siedzibą w Warszawie (00-560), przy ul. Mokotowskiej 25,

2)   kontakt z z Inspektorem Ochrony Danych w IAM możliwy jest pod adresem email: [email protected]:

3)   dane osobowe Uczestników Konferencji przetwarzane będą w celu:

1. zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy - na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
2. otrzymywania informacji o wydarzeniach organizowanych przez Organizatora – na podstawie zgody Uczestnika, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4)   dane osobowe Uczestników Konferencji będą przechowywane przez okres trwania i rozliczenia umowy oraz w obowiązkowym okresie przechowywania dokumentacji przez IAM, ustalonym zgodnie z odrębnymi przepisami,

5)   odbiorcami danych osobowych Uczestników Konferencji będą: Partner, podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego , zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej),

6)   Uczestnicy Konferencji posiadają prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, w przypadkach określonych w przepisach RODO,

7)   W przypadku, gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody Uczestnika, Uczestnikowi przysługuje prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem,

8)   Uczestnicy Konferencji posiadają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, w przypadku gdy przetwarzanie danych osobowych Uczestników Konferencji narusza przepisy RODO.

1. W sprawach nieustalonych w powyższym regulaminie obowiązują przepisy kodeksu cywilnego.
2. Niniejszy regulamin podlega ogłoszeniu na stronie internetowej Konferencji.