Oferty współpracy

Współpraca przy realizacji zadań w zakresie organizacji wizyt studyjnych, a w szczególności:

  • Realizacja wizyt studyjnych i projektów we współpracy z partnerami zewnętrznymi i Wydziałem Projektów i Wydarzeń Artystycznych IAM: opracowywanie programów logistycznych i merytorycznych, planowanie, szacowanie budżetów, realizacja, rozliczanie, przygotowywanie odpowiednich wniosków i umów, nadzór nad realizacją umów, terminowe rozliczenie faktur, przygotowywanie sprawozdań merytorycznych i finansowych, ewaluacja;
  • Komunikacja z instytucjami partnerskimi i gośćmi zagranicznymi; koordynacja i umawianie spotkań;
  • Komunikacja z partnerami polskimi, organizatorami wydarzeń i artystami;
  • Wsparcie w realizacji rezydencji artystycznych;
  • Współpraca z Wydziałem Marketingu, Culture.Media i innymi programami/wydziałami Instytutu Adama Mickiewicza w zakresie komunikacji wizyt studyjnych i rezydencji

Zakres współpracy będzie obejmował prace kancelaryjno biurowe, w szczególności:

  • przyjmowanie korespondencji przychodzącej i przesyłek,
  • prowadzenie ewidencji dokumentów przychodzących i przesyłek wychodzących 
  • prowadzenie elektronicznego rejestru dokumentów finansowych w systemie informatycznym
  • odznaczanie wpływu umów IAM w systemie informatycznym 
  • porządkowanie, segregacja materiałów i dokumentów przechowywanych w recepcji
  • współpraca z firmami kurierskimi, w tym zamawianie usług kurierskich,
  • obsługa konta email kancelarii IAM 
  • przyjmowanie gości Instytutu 
  • odbieranie telefonów, udzielanie informacji na temat działalności IAM, kierowanie rozmów telefonicznych do właściwych odbiorców
  • inne prace kancelaryjne i administracyjne.

Do zadań osoby, której szukamy należeć będzie, m. in.:

 

  • realizacja projektów muzycznych i wystawienniczych w zgodzie z koncepcją programową IAM,\
  • współpraca z polskimi i zagranicznymi partnerami, w tym m.in. artystami oraz instytucjami kultury, w zakresie realizacji projektów z dziedziny muzyki i projektów wystawienniczych,
  • organizacja projektów, działań i wydarzeń  muzycznych i wystawienniczych, w tym: opracowywanie koncepcji, planowanie, ustalanie harmonogramów, przygotowywanie dokumentacji, realizacja, rozliczanie i prowadzenie ewaluacji,
  • przygotowanie i koordynacja umów, wniosków z zakresu zamówień publicznych, nadzór nad realizacją umów, rozliczenia faktur i sprawozdań oraz archiwizacja dokumentacji, w ramach realizowanych projektów,
  • tworzenie i prowadzenie budżetów szczegółowych realizowanych projektów, 
  • organizacja wizyt gości związanych z realizowanymi projektami,
  • współpraca z odpowiednimi komórkami IAM w obszarze definiowania celów ( w tym marketingowych)  i wskaźników do projektów oraz ewaluacji projektów,
  • opracowywanie sprawozdań z powierzonych do realizacji projektów.

Zakres współpracy to przygotowywanie i prowadzenie naborów i oceny formalnej wniosków dot. dotowanych projektów kulturalnych w szczególności Kultura Polska na świecie, w tym:

  • przygotowanie niezbędnej dokumentacji; współpraca przy rejestracji i ocenie formalnej wniosków złożonych  w naborze; obsługa programów służących do naboru oraz wewnętrznych systemów informatycznych wykorzystywanych w IAM,
  • wprowadzanie niezbędnych danych do systemu informatycznego wykorzystywanego w IAM,
  • przygotowanie i monitorowanie umów, aneksów oraz rozliczanie raportów końcowych, przygotowanie danych do Komisji Oceniającej,
  • przygotowanie informacji dla wnioskodawców i beneficjentów,
  • przygotowanie niezbędnych zestawień i sprawozdań.