Instytut Adama Mickiewicza

poszukuje współpracownika -

specjalisty do obsługi recepcji i kancelarii IAM

Instytut Adama Mickiewicza jest narodowa instytucją kultury, której misją jest budowa i komunikacja wymiaru kulturalnego Polski poprzez inicjowanie międzynarodowej współpracy i wymiany kulturalnej. W ciągu dwudziestu lat swojej działalności IAM zrealizował ponad 6000 wydarzeń kulturalnych, w których udział wzięło blisko 55 milionów osób. Instytut Adama Mickiewicza jest również wydawcą Culture.pl.

Zakres współpracy będzie obejmował:

• przyjmowanie gości Instytutu,
• odbieranie telefonów, udzielanie informacji na temat działalności IAM, kierowanie rozmów telefonicznych do właściwych odbiorców,
• współpraca z firmami kurierskimi, w tym zamawianie usług kurierskich,
• przyjmowanie korespondencji przychodzącej i przesyłek,
• prowadzenie ewidencji dokumentów przychodzących i rozdzielanie ich,
• prowadzenie ewidencji dokumentów i przesyłek wychodzących,
• odznaczanie wpływu umów IAM w systemie informatycznym,
• prowadzenie elektronicznego rejestru dokumentów finansowych w systemie informatycznym,
• zamawianie materiałów biurowych na potrzeby sekretariatu,
• prenumerata prasy i jej rozdzielanie.
• monitorowanie rozliczeń finansowo-księgowych oraz umów, wniosków, zaproszeń Sekretariatu, a także nadzór nad ich obiegiem,
• skanowanie dokumentów dekretowanych do obiegu w programie informatycznym,
• wprowadzanie i aktualizowanie kontaktów dyrektora do systemu informatycznego,
• obsługa konta email recepcji IAM,
• inne prace kancelaryjne i administracyjne.

Oczekujemy:

• doświadczenia w realizacji podobnych zadań,
• znajomości języka angielskiego,
• bardzo dobrej znajomość pakietu MS Office,
• wysokiej kultury osobistej,
• umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych,
• umiejętności pracy pod presją,

Oferujemy:

• współpracę na umowę cywilnoprawną
• możliwość rozwoju,
• możliwość działania w doświadczonym, zgranym zespole specjalistów.

Zgłoszenia prosimy przesyłać pod poniższym linkiem do 20 października br.

Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.

https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=3fbaa7cbabc84f6fac2d911021cfd302

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016r.), dalej „RODO”, informujemy, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Adama Mickiewicza (IAM) z siedzibą w Warszawie (00-560), przy ul. Mokotowskiej 25,
2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w IAM możliwy jest pod adresem email: [email protected],
3. Pani/Pana  dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacyjnego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także - w przypadku wyrażenia na to zgody - w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie art. 6 pkt 1 lit. a) RODO;
4. Pani/Pana dane osobowe będę przechowywane przez czas realizacji bieżącej rekrutacji – do czasu jej zakończenia, a w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane będą przechowywane przez okres 12-tu miesięcy(w przypadku wyrażenia na to zgody);
5. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych.
6. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego IAM, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz IAM, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej),
7. posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, w przypadkach określonych w przepisach RODO,
8. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

W przypadku wyrażania woli przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, prosimy o zawarcie w życiorysie lub wiadomości przewodniej niniejszego lub równoważnego oświadczenia:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich ww. danych osobowych przez IAM na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez IAM.