Specjalista w zakresie obiegu dokumentów i archiwizacji

 

Instytut Adama Mickiewicza

(Wydział Projektów i Wydarzeń Artystycznych)

poszukuje współpracownika -

specjalisty w zakresie obiegu dokumentów i archiwizacji

 

Instytut Adama Mickiewicza jest narodowa instytucją kultury, której misją jest budowa i komunikacja wymiaru kulturalnego Polski poprzez inicjowanie międzynarodowej współpracy i wymiany kulturalnej. W ciągu dwudziestu lat swojej działalności IAM zrealizował ponad 6000 wydarzeń kulturalnych, w których udział wzięło blisko 55 milionów osób. Instytut Adama Mickiewicza jest również wydawcą Culture.pl.

 

Zakres współpracy będzie obejmował:

  • segregowanie i dystrybucja poczty wewnętrznej i zewnętrznej, przychodzącej i wychodzącej,
  • odpowiedzialność za prawidłowy obieg dokumentów wewnętrznych Wydziału
  • wsparcie w zakresie kompletowania podpisów na dokumentach i terminowości obiegu dokumentów (wniosków zakupowych, umów i aneksów),
  • koordynację współpracy Wydziału z Archiwum Zakładowym, w tym nadzór nad przekazywaniem w określonych terminach dokumentacji w celu archiwizacji,
  • instruowanie pracowników Wydziału nt. funkcjonowania Archiwum Zakładowego i zasad przygotowania dokumentacji do przekazania,
  • monitorowanie i aktualizowanie stanu przekazywania dokumentacji z zamkniętych i zamykanych projektów Wydziału do Archiwum Zakładowego,
  • bieżące i okresowe raportowanie Kierownikowi Wydziału stanu archiwizacji dokumentacji w Wydziale,
  • analiza dokumentacji projektowej w systemach informatycznych pod kątem jej kompletności,
  • nadzór nad obustronnym podpisaniem umów zgodnie z obowiązującymi przepisami i wytycznymi, inicjowanie i nadzorowanie obiegu umów,
  • współpraca z Wydziałem Marketingu przy realizacji działań komunikacyjnych zapisanych w umowach oraz weryfikacji sprawozdań z działań komunikacyjnych,
  • czuwanie nad zaopatrzeniem Wydziału w artykuły papiernicze, materiały eksploatacyjne do drukarek, wodę, kawę, herbatę, itp. we współpracy z Wydziałem Administracji,
  • organizowanie spotkań, rezerwowanie sal szkoleniowych i konferencyjnych.

 

Oczekujemy:

 

  • doświadczenia w realizacji podobnych zadań,
  • bardzo dobrej znajomość pakietu MS Office,
  • ukończonych studiów wyższych,
  • wysokiej kultury osobistej,
  • umiejętności komunikacyjnych i organizacyjnych,
  • umiejętności pracy pod presją,
  • samodzielności, bardzo dobrej organizacji pracy własnej, dbałości o szczegóły,
  • znajomości języka angielskiego,

 

Mile widziana będzie znajomość systemu Xpertis.

 

Oferujemy:

  • współpracę na umowę cywilnoprawną
  • możliwość rozwoju,
  • możliwość działania w doświadczonym, zgranym zespole specjalistów.

 

Zastrzegamy sobie prawo do odpowiedzi wyłącznie na wybrane oferty.

 

Termin przesyłania aplikacji do 1 grudnia 2021 r.

 

W celu zaaplikowania na to stanowisko, prosimy kliknąć w poniższy link lub skopiować poniższy link i otworzyć go w nowym oknie przeglądarki:

 

https://system.erecruiter.pl/FormTemplates/RecruitmentForm.aspx?WebID=cf3529b61b5c4bcab6e6dd13d2c01bb0

 

 

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119/1 z 4.5.2016r.), dalej „RODO”, informujemy, że:

  1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Instytut Adama Mickiewicza (IAM) z siedzibą w Warszawie (00-560), przy ul. Mokotowskiej 25,
  2. kontakt z Inspektorem Ochrony Danych w IAM możliwy jest pod adresem email: [email protected],
  3. Pani/Pana  dane osobowe przetwarzane będą w celu realizacji procesu rekrutacyjnego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także - w przypadku wyrażenia na to zgody - w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, na podstawie art. 6 pkt 1 lit. a) RODO;
  4. Pani/Pana dane osobowe będę przechowywane przez czas realizacji bieżącej rekrutacji – do czasu jej zakończenia, a w celu realizacji przyszłych procesów rekrutacyjnych, dane będą przechowywane przez okres 12-tu miesięcy  (w przypadku wyrażenia na to zgody);
  5. W przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, ma Pani/Pan prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania danych.
  6. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą podmioty świadczące usługę obsługi systemów i oprogramowania informatycznego IAM, zewnętrzne podmioty świadczące usługi na rzecz IAM, oraz podmioty uprawnione do uzyskania danych osobowych na podstawie przepisów prawa (w tym organy administracji publicznej),
  7. posiada Pani/Pan prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu, w przypadkach określonych w przepisach RODO,
  8. ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

 

W przypadku wyrażania woli przetwarzania danych osobowych na potrzeby przyszłych rekrutacji, prosimy o zawarcie w życiorysie lub wiadomości przewodniej niniejszego lub równoważnego oświadczenia:

 

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich ww. danych osobowych przez IAM na potrzeby przyszłych rekrutacji prowadzonych przez IAM.

 

 

 

 

Opublikowano: 2021.11.17 09:58
Aktualizacja: 2021.11.17 15:15
Autor: Jerzy Ziemacki
Wprowadzenie: Jerzy Ziemacki